はじめに｜ビジネスメールもChatGPTで時短＆丁寧に
「丁寧だけど簡潔なメールを書きたい」
「文章のトーンを整えるのが難しい…」
そんなときに頼りになるのが、ChatGPTを“メール作成アシスタント”として活用する方法です。
今回は、実際のビジネスシーンをもとに、
ChatGPTに契約書送付の依頼メールを作成してもらう流れを例に紹介します。
ポイントは、**「目的」「背景」「制約条件」**の3点を明確に伝えること。
これを押さえるだけで、そのまま使えるレベルのビジネスメールがスムーズに作成できます。
なお、最終的なチェックは必ずご自身で行い、内容や表現に誤りがないか確認することが大切です。
💡本記事の内容は、筆者が**ChatGPTの有料版（GPT-4o）**を使用して実践しています。
無料版でもGPT-3.5やGPT-4oの一部機能は使えますが、回数制限や応答精度の違いがあります。
より安定した出力や実務での活用を目指す方には、有料版の利用もおすすめです。
今回のケース｜契約書送付のお願いメールを作成
今回のメール作成では、以下のようなシチュエーションを想定しています。
📌 目的（メールで伝えたいこと）
- 6月から開始するプロジェクトが正式に決定
- その旨を相手に伝え、契約書（PDF）を確認・返送してもらいたい
📝 伝えるべき情報（メール本文に含めたい内容）
- 先週木曜日に打ち合わせを実施済み
- 案件は社内で正式に承認された
- 契約書（PDF）は弊社で準備済み
- 返送方法は印刷＋スキャン、または電子署名のいずれでも可能
🧷 制約条件（プロンプト指定に含める要素）
- 件名は【ご依頼】から始める（AI生成時に件名が不自然になりがちなため）
- 文字数は400字程度
- プロフェッショナルかつ相手に配慮したトーンで
ChatGPTへの指示例（プロンプト）
ChatGPTに以下のような形で依頼します👇
💬 プロンプト例：
以下の情報をもとに、契約書の送付依頼メールを作成してください。
件名は【ご依頼】から始め、400文字程度。
プロフェッショナルで相手に配慮あるトーンでお願いします。・先週木曜日に打ち合わせ済み
・6月より案件がスタートすることが正式決定
・弊社にて契約書（PDF）を用意済み
・ご確認の上、印刷＋スキャン or 電子署名で返送をお願いしたい
ChatGPTが出力したメール文（完成例）
件名：【ご依頼】契約書のご確認とご対応のお願い
○○株式会社
○○様いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
先週木曜日の打ち合わせにてご相談させていただきました案件につきまして、
弊社内で正式に実施が決定いたしましたのでご連絡申し上げます。つきましては、契約書を添付（PDF形式）にてお送りいたしますので、
ご確認のうえ、ご対応をお願いできますと幸いです。ご返送につきましては、印刷・ご捺印後のスキャン、もしくは電子署名にてご対応可能です。
ご不明点がございましたら、遠慮なくお申し付けくださいませ。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
解説｜プロンプト作成の3つのコツ
✅ 1. 目的・背景・対応事項を具体的に
メールに盛り込みたい内容を明確にすれば、ChatGPTの出力もより的確になります。
✅ 2. トーンと文字数を指定する
「フォーマル」「400文字以内」など、具体的な条件があると、読みやすく実用的な文面になります。
✅ 3. 件名やアクションもプロンプトに含める
件名や相手にお願いしたい内容（添付ファイルの確認、返信依頼など）を具体的に指示することで、
意図通りの実用的なメールがスムーズに作成できます。
応用編｜ChatGPTで作れるメールはもっとたくさん！
契約書送付メール以外にも、以下のようなビジネスシーンでChatGPTは活躍します👇
- ✔ お礼／お詫びメール
- ✔ 見積依頼／日程調整のご相談
- ✔ 提案書・資料送付時の連絡文
- ✔ 社内通知や議事録の共有メール
相手や目的に応じて、文体・構成を柔軟に調整できるのがChatGPTの強みです。
まとめ｜ChatGPTは“メール作成係”にもなる！
「メールの書き出しに悩む…」
「トーンが固すぎないか気になる…」
そんなときこそ、ChatGPTに“下書き”を頼んでみましょう。
必要な情報と条件を整理して渡すだけで、自然で丁寧なビジネスメールが時短で完成します。
もちろん最終的な確認や編集は人の手で行う必要がありますが、
たたき台があるだけでも作業効率は大幅に向上します✨
次回予告｜ChatGPTへの文章添削のコツと活用例
次回は、
👉 ChatGPTに文章の添削をお願いするコツと、
👉 応用編として「報告書に使える想定質問」の出し方をご紹介します。
どうぞお楽しみに🌼
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