ChatGPT活用術｜実務に効く全10回シリーズの第5回！
10回にわたって、実務で役立つChatGPTの使い方をお届けしていきます。
今回は「ChatGPTにビジネスメールを作ってもらう方法」をご紹介します
はじめに｜ビジネスメールもChatGPTで時短＆丁寧に
「丁寧だけど簡潔なメールを書きたい」
「文章のトーンを整えるのが難しい…」
そんなときに頼りになるのが、ChatGPTを“メール作成アシスタント”として活用する方法です。
今回は、実際のビジネスシーンをもとに、
ChatGPTに契約書送付の依頼メールを作成してもらう流れを例に紹介します。
ポイントは、「目的」「背景」「制約条件」の3点を明確に伝えること。
これを押さえるだけで、そのまま使えるレベルのビジネスメールがスムーズに作成できます。
なお、最終的なチェックは必ずご自身で行い、内容や表現に誤りがないか確認することが大切です。
本記事の内容は、筆者が**ChatGPTの有料版（GPT-4o）**を使用して実践しています。
無料版でもGPT-3.5やGPT-4oの一部機能は使えますが、回数制限や応答精度の違いがあります。
より安定した出力や実務での活用を目指す方には、有料版の利用もおすすめです。
今回のケース｜契約書送付のお願いメールを作成
今回のメール作成では、以下のようなシチュエーションを想定しています。
目的（メールで伝えたいこと）
- 6月から開始するプロジェクトが正式に決定
- その旨を相手に伝え、契約書（PDF）を確認・返送してもらいたい
伝えるべき情報（メール本文に含めたい内容）
- 先週木曜日に打ち合わせを実施済み
- 案件は社内で正式に承認された
- 契約書（PDF）は弊社で準備済み
- 返送方法は印刷＋スキャン、または電子署名のいずれでも可能
制約条件（プロンプト指定に含める要素）
- 件名は【ご依頼】から始める（AI生成時に件名が不自然になりがちなため）
- 文字数は400字程度
- プロフェッショナルかつ相手に配慮したトーンで
ChatGPTへの指示例（プロンプト）
ChatGPTに以下のような形で依頼します。
プロンプト例：
以下の情報をもとに、契約書の送付依頼メールを作成してください。
件名は【ご依頼】から始め、400文字程度。
プロフェッショナルで相手に配慮あるトーンでお願いします。・先週木曜日に打ち合わせ済み
・6月より案件がスタートすることが正式決定
・弊社にて契約書（PDF）を用意済み
・ご確認の上、印刷＋スキャン or 電子署名で返送をお願いしたい
ChatGPTが出力したメール文（完成例）
件名：【ご依頼】契約書のご確認とご対応のお願い
解説｜プロンプト作成の3つのコツ
1. 目的・背景・対応事項を具体的に
メールに盛り込みたい内容を明確にすれば、ChatGPTの出力もより的確になります。
2. トーンと文字数を指定する
「フォーマル」「400文字以内」など、具体的な条件があると、読みやすく実用的な文面になります。
3. 件名やアクションもプロンプトに含める
件名や相手にお願いしたい内容（添付ファイルの確認、返信依頼など）を具体的に指示することで、
意図通りの実用的なメールがスムーズに作成できます。
応用編｜ChatGPTで作れるメールはもっとたくさん！
契約書送付メール以外にも、以下のようなビジネスシーンでChatGPTは活躍します👇
相手や目的に応じて、文体・構成を柔軟に調整できるのがChatGPTの強みです。
お詫びメールの作成例はこちら
お詫びメールの作成お願いします。
・納期：5月22日
・配送先のトラブルのため、商品が納期に間に合わない
・5月24日に届く予定
メール内容を箇条書きで伝えるだけど、メール全文が一瞬で出来る！
これはかなりの時短になりますよね！
まとめ｜ChatGPTは“メール作成係”にもなる！
「メールの書き出しに悩む…」
「トーンが固すぎないか気になる…」
そんなときこそ、ChatGPTに“下書き”を頼んでみましょう。
必要な情報と条件を整理して渡すだけで、自然で丁寧なビジネスメールが時短で完成します。
もちろん最終的な確認や編集は人の手で行う必要がありますが、
たたき台があるだけでも作業効率は大幅に向上します✨
次回予告｜ChatGPTへの文章添削のコツと活用例
次回は、 ChatGPTに文章の添削をお願いするコツと、 応用編として「報告書に使える想定質問」の出し方をご紹介します。
どうぞお楽しみに！
⇩関連動画はこちら
